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COMPTE RENDU DE LA QUATRIEME REUNION ORDINAIRE DU BUREAU EXECUTIF

Le jeudi 23 août 2018, a eu lieu dans la salle de réunion de la mairie de Djakotomey, la quatrième réunion ordinaire du Bureau Exécutif de la CoCoC. Ont pris part à cette séance, les personnes dont la liste est annexée au présent compte rendu. L’ordre du jour a porté sur les points ci-après :

  1. Présentation et adoption du compte rendu de la deuxième réunion ordinaire du Bureau Exécutif ;
  2. Présentation du rapport d’activités de la période du 20 avril au 20 août 2018 ;
  3. Organisation d’une mission d’échanges avec trois (03) Associations de Communes du Nord Bénin (GIC, ADECOB et ACAD) ;
  4. Installation du comité de pilotage et de l’équipe technique d’élaboration du plan stratégique 2019-2023 de la CoCoC ;
  5. Divers. 

A l’ouverture de la séance, le Bureau Exécutif a décidé d’aborder uniquement le troisième point de l’ordre du jour afin de libérer les Maires invités à prendre part à d’autres réunions organisées par certains partenaires ce même jour dans le département. Les autres points ont été reportés à une autre réunion.

3- Organisation d’une mission d’échanges avec trois (03) Associations de Communes du Nord Bénin (GIC, ADECOB et ACAD)

Sur invitation du Président, le Secrétaire Permanent (SP) de la CoCoC  a présenté le contexte, les objectifs, les résultats attendus de la visite d’échanges de même que le chronogramme d’exécution de la mission. Il a fait comprendre que la mission est entièrement financée par le Programme d’Appui au Développement des Filières Agricoles (PROFI) de l’agence belge de développement (Enabel).

Après l’intervention du SP/CoCoC, le Président et les autres membres du Bureau Exécutif ont, à tour de rôle, remercié le partenaire pour avoir accepté d’accompagner la CoCoC pour la mise en œuvre de son plan d’actions 2018.

Le représentant de PROFI/Enabel, a précisé que ce qui est attendu de cette séance est d’obtenir le quitus du Bureau Exécutif qui est un organe important de gestion de la CoCoC pour la réalisation de cette activité et de s’assurer de la disponibilité de tous les membres du Bureau Exécutif à effectuer la mission conformément au chronogramme proposé dans les termes de références.

De façon unanime, les membres du Bureau Exécutif de la CoCoC ont autorisé l’organisation de la visite d’échanges avec le GIC, l’ADECOB et l’ACAD et exprimé leur disponibilité à effectuer la mission dans la période du 10 au 16 septembre 2018.  

Fait à Djakotomey, le 23 août 2018

Le Secrétaire de séance,                                                   Président de séance

Le Secrétaire Permanent,                        Le Président CoCoC,

Vincent F. DHOSSOU                                                  Etienne TOGNIGBAN

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DEUXIEME SESSION ORDINAIRE DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE

Le Jeudi 31 octobre 2019, le Conseil communautaire s’est réuni en sa deuxième session ordinaire de l’année 2019 dans la salle de réunion de la CoCoC. Etaient présents, les élus dont la liste se trouve en annexe. L’ordre du jour a porté sur les points ci-après :

  1. Etude et adoption du rapport financier de l’année 2018 de la CoCoC ;
  2. Adoption du plan d’orientations stratégiques 2020-2024 de la  CoCoC ;
  3. Autorisation de la participation du Président à l’Assemblée Générale extraordinaire de l’Association Internationale des Régions Francophones qui aura lieu au Mali (Bamako) les 30 novembre et 1er décembre 2019 ;
  4. Divers.
  1. Etude et adoption du rapport financier de l’année 2018 de la CoCoC

Avant l’ouverture de la séance, le Président a vérifié la liste des élus présents et a constaté que le quorum est atteint. Il a ensuite présenté les points inscrits à l’ordre du jour avant d’inviter le Secrétaire Permanent à présenter le rapport financier.  Le rapport financier 2018 de la CoCoC a été présenté aux élus. Il ressort de ce rapport que le montant global des ressources mobilisées est de 5 000 000 FCFA. Le coût total des dépenses s’élève à 3 732 035 FCFA et couvre les charges suivantes :

  • charges du personnel ;
  • achat de mobiliers de bureau, entretien et réparation ;
  • frais de téléphone ;
  • frais d’électricité ;
  • fournitures de bureau ;
  • produits d’entretien ;
  • frais bancaires.

Ces ressources et emplois sont présentés dans le tableau ci-après.

Tableau 1 : Ressources et emplois

DESIGNATION NOTES MONTANT
RESSOURCES   5 000 000
Trésorerie au début de l’année (a) 0
Encaissement (b) 5 000 000
Total encaissé   5 000 000
Total Ressources   5 000 000
EMPLOIS    
Investissement © 400 000
Sous total 1   400 000
Fonctionnement    
Achat stocks de matières et fournitures consommées (d) 56 000
Frais de demande d’un compteur provisoire prépayé à la SBEE   35 000
Travaux de branchement    19 100
Achat de crédit d’énergie de la SBEE:   80 000
Services extérieurs A (f) 37 000
Services extérieurs B (g) 50 000
Charges du personnel (h) 3 054 935
Sous total 2   3 332 035
Total Emplois   3 732 035
TRESORERIE    
Trésorerie théorique (i) 1 213 065
Trésorerie en fin d’année (Banque) (j) 2 060 252
Ecart (k) 792 287

Les élus après avoir échangé sur le contenu du rapport ont exprimé quelques préoccupations qui se résument aux points ci-après :

  • préciser le montant d’une partie des charges salariales supportées par la Commune de Dogbo en 2018 ;
  • expliquer les dispositions que l’ex-Président avait prises pour mobiliser les cotisations ;
  • la procédure de payement des stagiaires ;
  • la possibilité de délibérer par les Communes pour les prélèvements des cotisations à la source.

En réponse aux préoccupations, le Président a fait comprendre que le montant des charges salariales prises en compte par la Commune sera ressorti dans le rapport financier. Pour les recouvrements de 2018, il a expliqué que les Communes ont été relancées par des correspondances. Sur les six communes, Aplahoué et Djakotomey avaient libéré respectivement 2 000 000 et 3 000 000 FCFA.

Quant aux délibérations pour autoriser les prélèvements à la source, il va falloir échanger avec la CONAFIL et obtenir son accord afin d’adopter ce mode de recouvrement. A la suite des interventions du Président, le Conseil a adopté le rapport financier exercice 2018 de la CoCoC par

  • Adoption du plan d’orientations stratégiques 2020-2024 de la  CoCoC ;

Le Secrétaire Permanent a exposé la synthèse du plan stratégique 2020-2024. A la suite de la présentation, le conseil a adopté ledit plan après avoir fait quelques observations qui ont été aussitôt prises en compte.

  • Autorisation de la participation du Président à l’Assemblée Générale extraordinaire de l’Association Internationale des Régions Francophones qui aura lieu au Mali (Bamako) les 30 novembre et 1er décembre 2019 

Le Président a fait comprendre que la CoCoC a introduit une demande d’adhésion à l’AIRF en 2018 qui a été acceptée afin de bénéficier des appuis de cette association dans le domaine de renforcement des capacités des cadres et élus communautaires en montage des projets, recherche de financement, et les échanges d’expériences. Etant devenue membre de l’AIRF, c’est à ce titre que la CoCoC a été invitée. Le Conseil, après avoir compris les enjeux  a autorisé à l’unanimité la participation du Président à ladite Assemblée Générale extraordinaire de l’AIRF tout en recommandant au Président d’élaborer le budget de voyage de le soumettre aux communes au cas où la CoCoC n’aurait pas les ressources.

  • Divers

Au point des divers, le Président a rendu compte :

  • de la participation de la CoCoC à la session du cadre de concertation entre l’ACNB et les AR/AD qui s’est déroulée à Kétou le 30 octobre 2019 ;
  • des travaux d’élaboration du manuel de procédures administratives, techniques et financières de la CoCoC et la mise en place du logiciel PERFECTO fiancés par PROFI/Enabel.

Par ailleurs, le Président a invité les Communes à voter leurs budgets avant la fin de mois de novembre 2019.

A la suite, de l’intervention du Président, le Conseil a recommandé à la CoCoC d’organiser une séance technique pour parfaire les projets de budgets avant leur transmission à la tutelle.

Secrétaire de la Séance                                                                  Président de la séance

Secrétaire Permanent,                                                        Président du Conseil,

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PREMIÈRE SESSION EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE

Le mardi 04 décembre 2018, le Conseil communautaire s’est réuni en sa première session extraordinaire de l’année 2018 dans la salle de réunion de la Communauté des Communes du Couffo. Etaient présents, les élus dont la liste se trouve en annexe. L’ordre du jour a porté sur les points ci-après :

  1. Présentation et adoption du compte rendu de la première session ordinaire du Conseil Communautaire ;
  2. Etude et adoption du projet du budget primitif, exercice 2019 de la CoCoC ;
  3. Divers.
  4. Présentation et adoption du compte rendu de la dernière réunion du Conseil Communautaire

Après ouverture de la session, le Conseil a proposé d’aborder le deuxième point de l’ordre du jour, en raison du calendrier très chargé de certains élus.

  • Etude et adoption du projet du budget primitif, exercice 2019, de la CoCoC ;

Sur invitation du Président, le Secrétaire Permanent a présenté les grandes lignes du projet de budget  primitif, exercice 2019, de la CoCoC. A la suite de cette présentation, les élus ont étudié ligne par ligne les différentes prévisions de recettes et de dépenses de la section de fonctionnement.

 Au niveau des recettes de fonctionnement, le conseil a proposé d’augmenter le montant prévu pour la location de la salle de réunion de la CoCoC. La nouvelle prévision validée par le conseil est de 500 000 FCFA. Avec cette augmentation, le montant total des prévisions de recettes de fonctionnement est évalué à 37 192 700 FCFA. Pour mobiliser ces recettes, le Conseil a fait des recommandations ci-après :

  • Equiper la salle de réunion et faire son marketing afin d’attirer la clientèle ;
  • Fixer le coût de location de la salle de réunion ;
  • Inviter le Conseil communal d’Aplahoué à prendre une délibération afin d’attribuer le domaine à la CoCoC.
  • Relancer les Communes qui n’ont pas libéré les cotisations de l’année 2018 à se mettre en règle ;
  • Inviter les Communes à prévoir dans leur budget les cotisations de 2019.

Pour ce qui concerne les prévisions de dépenses de fonctionnement, les propositions adoptées par le Conseil portent sur les rubriques ci-après :

Compte 604 : Achats stocks de matières et fournitures consommables

  • Carburant du Secrétaire Permanent : 50 000 X 12= 600 000
  • Carburant du comptable : 20 000 X 12= 240 000
  • Carburant du Chargé de la planification : 30 000 X12= 340 000
  • Carburant du Secrétaire administratif : 20 X 12 = 240 000
  • Produits d’entretien : 200 000
  • Fournitures de bureau : 700 000

Compte 605 : Autres achats

  • Fourniture non stockables Electricité : 500 000
  • Achats d’étude et prestations de service : 200 000

Compte 616 : Transport de plis

  •  Le montant proposé a été annulé.

Compte 618 : Autres frais de transport 

  • Missions à l’extérieur (forfait) : 3 500 000
  • Missions à l’intérieur (forfait) : 1 500 000

Compte 6275 : autres charges de publicité et relations publiques

  • Communication- Forfait animation publique : 200 000
  • Communication- Cérémonie ouverture 100 000

Compte 628 : Frais de télécommunication

  • Frais de téléphone et internet : 516 000

Compte 631 : Frais bancaire 

  • Compte CoCoC : 100 000

Compte 635 : Cotisations

  • Cotisations AIMF : 100 000

Compte 658 : Charges diverses (Frais de sessions)

  • Frais de session extraordinaire du Conseil communautaire : 300 000
  • Frais de réunions ordinaires du Bureau Exécutif de la CoCoC : 420 000
  • Charges diverses (dépenses éventuelles) : 100 000

Compte 661 : Rémunérations directes versées au personnel

  • Salaire du SP : 350 000 X 12 : 4 200 000
  • Salaire du Comptable : 100 000 X 12 : 1 200 000
  • Salaire du chargé de la planification : 120 000 X12=  1 440 000
  • Salaire du Secrétaire Administratif : 100 000 X 12 : 1 200 000
  • Salaire du gardien : 50 000 X 12 : 600 000  

Ces différentes propositions ont porté les dépenses de fonctionnement à la somme de 37 192 700 dont 3 051 100 ont été dégagés comme excédent de fonctionnement soit 8% des recettes de fonctionnement.

Le conseil a proposé de créer la section investissement et de verser l’excédent pour réaliser des investissements. Le conseil a proposé d’inscrire dans les recettes d’investissement l’appui annoncé par certains partenaires techniques et financiers notamment PROFI/Enabel et de repartir ces montant pour couvrir les charges relatives à la mise en œuvre de certaines actions : à savoir :

  • Le démarrage des travaux de réalisation de la clôture du siège ;
  • La réalisation du plan d’aménagement du siège de la CoCoC ;
  • La construction d’un garage pour les véhicules ;
  • La climatisation de la salle de réunion de la CoCoC.

A la suite de ces recommandations et sous réserve de l’intégration des propositions adoptées par le conseil communautaire, le budget primitif, exercice 2019 de la CoCoC a été voté en équilibre à main levée par seize (16) voix pour, zéro (00) contre et zéro (00) abstention, aux montants ci-après :